Mitarbeiter und Accounts
Ein Mitarbeiter ist eine Person, die für das Unternehmen arbeitet und einen Account erhalten soll, muss als Mitarbeiter angelegt werden.
Attribute
Vorname
Vornamen des jeweiligen Mitarbeiters
Nachname
Nachname des jeweiligen Mitarbeiters
Titel
Titel des jeweiligen Mitarbeiters (zum Beispiel Dr.)
Anrede
Anrede (zum Beispiel Herr oder Frau)
Geburtstag
Geburtsort des Mitarbeiters
Vertragsbeginn
Vertragsbeginn (ab wann sollen Accounts des Mitarbeiters aktiv sein)
Vertragsende
Vertragsende (bis wann sollen Accounts es Mitarbeitern aktiv sein)
Jobtitel
Jobtitel (zum Beispiel Social Media)
Telefon mobil
Rufnummer Mobil
Telefon
Rufnummer Festnetz
Status
aktiv, inaktiv oder pausiert.
Organisationseinheit
primäre Organisationseinheit (zum Beispiel Logistikabteilung)
Adresse
die Adresse der gewählten primären Organisationseinheit. Wird automatisch ausgefüllt.
Rolle
Rolle innerhalb der primären Organisationseinheit
Mitarbeiterstatus
im Statusfeld des Mitarbeiters können Sie zwischen drei Werten wählen:
- aktiv
- inaktiv
- pausiert
aktiv
alle Accounts sind aktiv. Dieser Status eignet sich für alle Mitarbeiter, die derzeit für das Unternehmen tätig sind.
inaktiv
alle Accounts sind inaktiv und werden möglicherweise nach einer definierten Frist gelöscht. Dieser Status eignet sich für Mitarbeiter, die ausgeschieden sind.
pausiert
alle Accounts sind gesperrt. Sie werden nicht automatisch gelöscht, sondern sind quasi eingefroren. Dieser Status eignet sich zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter längere Zeit ausfällt aber früher oder später wieder für das Unternehmen tätig sein wird.
Accounts
Sie können jedem Mitarbeiter je einen Account für einen Accounttyp anlegen. Wenn Sie zwei Accounttypen haben (zum Beispiel Active Directory und Google Business), können Sie insgesamt bis zu zwei Accounts hinzufügen.
Statusänderung von Accounts
Der Status von Accounts kann sich automatisch in den folgenden Fällen ändern:
Das eingetragene Datum im Feld Vertragsende des Mitarbeiters wurde überschritten
In diesem Fall wird der Status des Mitarbeiters automatisch auf inaktiv gesetzt. Dies hat zur Folge, dass auch der Status aller Accounts auf inaktiv gesetzt wird.
Der Status des Mitarbeiters wurde manuell auf inaktiv gesetzt
In diesem Fall werden alle Verknüpften Accounts werden ebenfalls inaktiv gesetzt.
Das eingetragene Datum im Feld Vertragsbeginn des Mitarbeiters wurde in die Zukunft verschoben
Wenn Sie das Datum im Feld Vertragsbeginn so ändern, dass das Datum ab heute gesehen in der Zukunft liegt, werden alle Verknüpften Accounts auf inaktiv gesetzt.
Automatische Löschung von inaktiven Accounts
Es ist möglich, dass inaktive Accounts nach einer festgelegten Zeit automatisch gelöscht werden. Wenn ein Account beispielsweise seit mehr als 30 Tagen den Status inaktiv hat, wird automatisch die Löschung beauftragt. Bei Accounttyp mit einer Integration für diese Löschung automatisch durchgeführt.
Importieren von Mitarbeitern
Sie haben die Möglichkeit, Mitarbeiter mithilfe einer CSV Datei zu importieren. Dies ist nützlich, wenn Sie Nubeto gerade erst in Betrieb nehmen wollen und bereits vorhandene Mitarbeiter und deren Accounts erfassen möchten.
Sie finden die entsprechende Option hier: Einstellungen -> Import -> Employee Import
Für den Import ist es wichtig, dass die Datei, welche sie hochladen, dem vorgegebenen Format entspricht. Laden Sie sich daher unbedingt die Beispiel Datei herunter und ergänzen Sie in dieser die passenden Informationen.
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter bereits im Active Directory erfasst haben, können Sie ein Script verwenden, um eine CSV-Liste zu exportieren. Das Script finden Sie hier: https://docs.nubeto.io/docs/scripts/ad-user-export
Einige der exportierten Daten können Sie dann in die Vorlage für den Import übernehmen. Achtung: Eventuell müssen Sie einige Daten manuell ergänzen.